Деловые совещания – мероприятия, которые любят далеко не все. Когда больше людей стали работать удаленно, подавляющее большинство из них заявило о повышении эффективности труда по причине отсутствия необходимости тратить время и внимание на деловые собрания. Специалисты утверждают, что зачастую люди настраиваются на тематику таких встреч в течение получаса, при этом в процессе таковых они теряют способность к творческому мышлению.
Однако вне зависимости от нелюбви к корпоративным совещаниям они необходимы, так как коллективная мудрость позволяет разработать новые идеи, проекты, направления деятельности предприятия, компании. Повысить продуктивность деловых собраний помогут несколько простых советов.
Никаких кресел
Зачастую рабочие собрания занимают достаточно большое количество времени. Многие готовятся к тому, что мероприятие будет проходить не менее 2 часов, потому в его процессе не торопятся генерировать и высказывать свои идеи и решения.
Кроме того, нередко слишком долгие выступления спикеров приводят к тому, что человек, у которого возникли какие-либо мысли, просто забывает о них.
Чтобы устранить данную проблему, не позволяйте людям садиться. Сидя в удобном кресле, человек расслабляется, отвлекается, меньше фокусируется. Если он стоит, его внимание повышается, он в любую минуту готов к действиям. Зачастую такое решение способствует существенному сокращению времени проведения встреч, поскольку сотрудники быстрее генерируют идеи, активнее обсуждают мысли, находят подходящие решения. Сначала такой формат может быть не слишком понят работниками, но уже с первого совещания можно будет заметить, что эффективность мероприятий и работы коллектива над обсуждаемыми проектами растет.
Подготовка дома
Распространенной практикой становится то, когда люди заведомо рассчитывают на длительное течение совещания, потому что некоторым спикерам нужно подготовиться. Дайте людям понять перед мероприятием, что подготовка итогового доклада – это то, что они должны сделать до момента проведения собрания.
Каждый сотрудник должен приходить на совещание уже с готовым материалом, сформулированными и четко структурированными мыслями, которые сразу же смогут уловить остальные присутствующие. Так работникам будет гораздо проще фокусироваться на речи спикера, выработать идеи и решения, не отходя далеко от основной мысли доклада.
Создание «живой» повестки дня
Когда речь идет о повестке дня, многие сотрудники зачастую «спят» во время речи повествующего относительно моментов, которые их не интересуют. Поэтому рентабельнее создавать актуальные темы сразу во время разговора.
Конечно же, начинать необходимо с перечисления важных вопросов. Но приступать к их решению необходимо в наиболее актуальном порядке. Это позволит сотрудникам фокусироваться на дискуссии, поскольку никто не знает, о решении каких вопросов пойдет речь.
Не менее важно краткое и ясное изложение мыслей спикеров. При подсчете стоимости почасовой ставки работников на часы, проведенные за совещанием, получается достаточно весомая сумма, которая тратится зачастую на частичное отсутствие интереса и участия присутствующих в обсуждении повестки дня. Каждый должен коротко и понятно пояснять свои идеи, решения, мысли, чтобы слушатели не теряли нить совещания.
Скорее всего, многие присутствовали на собраниях, где спикер не слишком четко излагал свои мысли, сам уводил речь во второстепенные и не очень важные моменты, забывая об основных аспектах. По итогу говорилось много слов, тратилось огромное количество времени, а продуктивность как присутствующих, так и самой встречи не отличалась высокими показателями. Для повышения эффективности совещания обозначьте ориентирование на важные вопросы и их решения.
Если вашим сотрудникам необходима консультация со специалистами любого рода, вы можете обратиться к сервису Icall.ru. Переходите на веб-сайт, чтобы найти своего онлайн-консультанта. Сервис отличает удобный онлайн-формат, большой выбор экспертов и возможность оперативно связаться с необходимым специалистом.
